Se il motivo principale per ottenere un servizio di condivisione di file è l’invio di file di grandi dimensioni, un aspetto che è necessario considerare quando si esaminano servizi e piani diversi è la dimensione massima del file. Ogni sito di condivisione file consente di condividere file di grandi dimensioni, ma la dimensione massima del file che è possibile condividere varia molto da un sito all’altro. Alcuni servizi hanno una capacità massima di 2 GB, mentre altri possono condividere file fino a 10 GB e altri non hanno limiti alle dimensioni del file. Molti di questi, spesso sono specializzati nell’invio di file multimediali di grandi dimensioni, mentre altri si concentrano sull’invio di file più piccoli più rapidamente.
Alcuni servizi hanno una larghezza di banda massima, che è un limite alla quantità di dati che è possibile trasferire entro un tempo prestabilito, di solito un mese. Molti servizi si sono allontanati da questo modello e offrono una larghezza di banda illimitata, ma sii consapevole dei servizi che li hanno, in quanto potrebbero imporre tariffe eccessive. Solitamente i limiti di larghezza di banda si applicano solo se si utilizza il cloud storage del servizio per l’hosting.
I migliori siti di condivisione file sono dotati di interfacce progettate per collaborazioni online con clienti e colleghi attraverso cartelle condivise private o complessi spazi di lavoro digitali. Le cartelle private di condivisione semplicemente rispecchiano il contenuto di una cartella con chiunque sia invitato alla cartella, mentre gli spazi di lavoro digitali offrono una piattaforma più complessa per comunicare idee, suggerimenti e approvazioni oltre alla sincronizzazione dei file.
Altre importanti funzionalità includono link di condivisione pubblici che consentono a chiunque di scaricare un file utilizzando un indirizzo URL, sincronizzazione dei dispositivi per l’accesso ai file su più computer, app mobili per la condivisione ovunque tu vada, app di terze parti che incorporano il tuo account, plug-in per allegare file perfettamente alle e-mail e al branding personalizzato.
Sicurezza
Con così tanti dati passati sul cloud, la sicurezza dovrebbe essere una preoccupazione primaria quando si considerano questi servizi. Abbiamo esaminato i protocolli di sicurezza di questi servizi per determinare quali siti sono i servizi di condivisione di file più sicuri. Ciò inizia con la crittografia a 256 bit per quando il file è in transito e quando è inattivo sui server. La crittografia dei file agisce come una shell protettiva attorno a un file in modo che un hacker non possa visualizzare il contenuto se lo intercetta in qualsiasi momento. Inoltre, abbiamo esaminato se il servizio utilizza firewall e antivirus per proteggere i server da attacchi interni ed esterni indesiderati.
Un’altra importante caratteristica di sicurezza da considerare è la cancellazione remota. Questa funzione ti consente di eliminare i file in remoto da qualsiasi dispositivo sincronizzato con il tuo account. Ad esempio, se un dipendente lascia la tua azienda o qualcuno ruba uno smartphone sincronizzato al tuo account, la funzione di cancellazione remota ti consente di rimuovere i file anche se non hai accesso al dispositivo fisico. Inoltre, uno strumento di protezione della password è una delle funzioni di sicurezza più basilari per proteggere i file con password personalizzate, garantendo che solo le persone che desiderano ricevere file possano scaricare e visualizzare i contenuti.
Controlli di tracciamento dei file
È importante sapere quante volte hai condiviso un file, con chi lo hai condiviso, quando lo hai condiviso e quanta parte della larghezza di banda utilizzata (se applicabile). Pertanto, privilegiamo i servizi di condivisione di file che forniscono registri di controllo completi, autorizzazioni per le cartelle, verifica dell’identità, blocco dei file e impostazioni di scadenza dell’accesso ai file. I migliori servizi di condivisione file ti consentono di controllare il modo in cui traccia i file, incluso il tempo in cui i link di condivisione sono disponibili.
Il controllo delle versioni dei file è fondamentale per le cartelle condivise e gli spazi di lavoro digitali poiché consente di invertire errori e modifiche indesiderate. Invece di sovrascrivere la versione precedente di un file ogni volta che si salvano le modifiche, il controllo delle versioni dei file mantiene la versione precedente. Ogni volta che apporti una modifica al file, crei una nuova versione del file. Alcuni servizi di condivisione file mantengono ogni versione creata, mentre altri mantengono solo un numero limitato.
Caratteristiche aggiuntive da considerare
Dopo aver valutato le principali funzionalità offerte dai servizi di condivisione file online, abbiamo esaminato alcune funzionalità aggiuntive che potrebbero essere importanti per le aziende.
Firma elettronica: molti siti di condivisione file offrono una piattaforma che consente di accettare e ricevere firme elettroniche sui documenti. Ciò semplifica molte pratiche commerciali eliminando il tempo perso per la posta tradizionale. È possibile inviare un contratto a un cliente e farlo firmare in pochi minuti, anziché giorni o settimane di attesa per la spedizione del contratto.
Personalizzazione del marchio
Alcuni servizi di condivisione file online consentono di personalizzare la piattaforma di condivisione in modo che corrisponda al marchio. Puoi cambiare lo schema dei colori e caricare i loghi in modo che i tuoi clienti si sentano al sicuro quando scaricano un file che stai condividendo. Ciò rafforza il tuo marchio e crea fiducia con i clienti.
Guida e supporto
Per aiutarti ad apprendere come utilizzare tutte le sue funzionalità in modo efficace, il tuo sito di condivisione file dovrebbe disporre di alcune risorse educative pensate per aiutarti a ottenere il massimo dal servizio. Questo può includere pagine FAQ, forum utente, tutorial e video di formazione.
Se si verifica un problema urgente, è necessario contattare un rappresentante dell’assistenza clienti. I migliori siti per la condivisione di file offrono assistenza telefonica 24 ore su 24, 7 giorni su 7, chat live e supporto per e-mail in caso di problemi al di fuori dell’orario di lavoro tradizionale. Mentre alcuni siti di hosting di file includono il supporto 24/7 con i loro abbonamenti, altri richiedono un costo aggiuntivo per questo servizio.