Per gestire al meglio la vostra casella di posta elettronica Gmail è importante mantenerla organizzata, in modo da poter trovare i messaggi quando ne avete bisogno. Il modo più semplice è quello di eliminare i messaggi indesiderati. Ma si può anche archiviare l’email spostandoli fuori della vostra casella di posta elettronica, oppure è possibile applicare le etichette in base alla categoria cui si trovano.
In questo articolo parleremo d’eliminazione dei messaggi indesiderati, l’archiviazione , l’applicazione dell’etichette , l’aggiunta di filtri e l’utilizzo della funzione di ricerca.
Come gestire Gmail al meglio
Eliminazione di messaggi indesiderati
Non importa quante email si ricevono, Gmail offre spazio sufficiente (15 Gb) per contenere innumerevoli e-mail e relativi allegati. Tuttavia, è una buona idea eliminare i messaggi inutili, per rendere più facile trovare quelli che ritenete utili.
Per eliminare un messaggio:
Durante la visualizzazione del messaggio, fare clic sul Elimina pulsante.
Se il messaggio è una parte di una conversazione , l’intera conversazione sarà cancellata. Se si desidera solo cancellare un messaggio in una conversazione, aprire l’email, fare clic sulla freccia a discesa nell’angolo in alto a destra del messaggio e selezionare “Elimina questo messaggio” .
Combattere lo Spam
Di solito, lo spam o le junk e-mail vengono inviate automaticamente nella cartella “Spam“, in modo che non viene mai visualizzata nella tua casella di posta. Tuttavia, alcuni tipi di spam riescono ad aggirare il filtro antispam di Gmail. Invece di limitarsi alla cancellazione di questi messaggi, è meglio segnalarla come spam in modo Gmail, per le future email ricevute inserirà l’indirizzo nel suo filtro. Il processo è identico all’eliminazione di un messaggio, tutti i messaggi ricevuti rimasti nella cartella Spam per più di 30 giorni vengono eliminati automaticamente, in modo da non preoccuparvi di eliminarli manualmente..
Archiviazione dei messaggi
A volte può essere utile per eliminare le email dalla posta in arrivo, ma non si desidera eliminarli. Gmail consente di archiviare i messaggi in modo che non compariranno più nella tua casella di posta. Perché è ancora possibile accedere ai messaggi archiviati, è una sicura alternativa alla eliminazione.
Per archiviare un messaggio:
Durante la visualizzazione del messaggio, fare clic sul pulsante archivia.
Per visualizzare i messaggi archiviati:
Nel riquadro menu di sinistra , fare clic sul più freccia a discesa e selezionare Tutti i messaggi .
E’ possibile visualizzare tutti i messaggi, inclusi i messaggi archiviati ed i messaggi nella tua casella di posta .
Gestione di più messaggi
Se stai procedendo all’eliminazione, all’archiviazione o alla segnalazione di spam, è possibile intervenire su diversi messaggi alla volta selezionandoli nella tua casella di posta . È sufficiente posizionare un segno di spunta accanto a ciascun messaggio che si desidera gestire, quindi fare clic sul pulsante desiderato. È inoltre possibile fare clic sul segno di spunta in alto a selezionare tutti i messaggi che sono attualmente visibili.
Lavorare con le etichette
Le etichette consentono di organizzare i messaggi e renderli più facili da trovare. L’applicazione di un’etichetta a un messaggio è come mettere in una cartella, con una differenza importante: è possibile applicare più di un’etichetta a un messaggio. Ad esempio, se hai ricevuto un messaggio su un viaggio di società , si potrebbe etichettare sia come Viaggi che come lavoro. È possibile creare nuove etichette ogni volta che è necessario, e si può anche scegliere un colore.
Per applicare un’etichetta a un messaggio:
- Durante la visualizzazione del messaggio, fare clic sul pulsante Etichette. Un menu a discesa apparirà con una lista.
- Mettere un segno di spunta accanto alle etichette che si desidera visualizzare, quindi fare clic su Applica .
- Ora, quando si visualizza il casella di posta elettronica , sarete in grado di vedere l’etichetta accanto al messaggio soggetto .
Per creare una nuova etichetta:
- Durante la visualizzazione del messaggio, fare clic sul Etichette tasto, quindi selezionare Crea nuovo.
- Digitare un nuovo nome di etichetta , quindi fare clic su Crea . La nuova etichetta verrà applicata al messaggio.
Visualizzazione dei messaggi etichettati
Una volta che hai aggiunto ad alcuni dei messaggi le etichette, è possibile visualizzare facilmente tutti i messaggi che contengono una particolare etichetta. Ad esempio, si può decidere di visualizzare i messaggi con l’etichetta viaggi in modo da poter vedere tutto ciò che riguarda.
Per visualizzare i messaggi etichettati:
- Nel riquadro menu a sinistra , fare clic sul nome dell’etichetta che si desidera visualizzare.
- Gmail ora visualizza solo i messaggi contenenti l’etichetta selezionata. Il nome del marchio si è scelto apparirà nella barra di ricerca.
- Per visualizzare tutti i messaggi di nuovo, fare clic su Posta in arrivo nel riquadro menu a sinistra .
Alcune etichette possono essere nascoste. Se non viene visualizzata l’etichetta desiderata, fare clic su Altro per visualizzare quelle nascoste.
Scegliere un colore etichetta:
- Nel riquadro menu di sinistra , trovare l’etichetta che si desidera modificare.
- Fare clic sulla freccia a discesa a destra del nome dell’etichetta.
- Dal menu, selezionare il desiderato colore .
- L’etichetta verrà aggiornato per riflettere il nuovo colore.
Creazione di filtri
I filtri si possono farvi risparmiare un sacco di tempo effettuando automaticamente azioni come l’etichettatura o l’eliminazione di messaggi non appena arrivano nella tua casella di posta. È possibile creare filtri che cercano un determinato mittente , destinatario , oggetto , allegato, o specifiche parole che sono contenuti nel corpo della e-mail.
Per creare un filtro:
- Aprire un messaggio e-mail. Idealmente, questo messaggio deve essere simile ad altri messaggi di posta elettronica che si desidera filtrare.
- Fare clic sul tasto ALTRO, quindi selezionare Filtra i messaggi di questo tipo.
- Nella casella visualizzata, digitare uno o più criteri di ricerca . Uno o più campi potrebbero essere già compilati in base alla e-mail che avete aperto, ma è possibile modificare i criteri, se necessario. Clicca Crea filtro con questa ricerca per selezionare le azioni che si desidera applicare.
- Mettere un segno di spunta accanto alla azione desiderata. Se si desidera applicare un’etichetta, è necessario scegliere l’etichetta dal menu a discesa.
- Se si desidera applicare il filtro per i messaggi che soddisfano i criteri esistenti, inserire un segno di spunta accanto ad applica il filtro anche alle conversazioni (x).
- Fare clic su Crea filtro con questa ricerca, per applicare a tutti i nuovi messaggi ricevuti, così come tutti di quelli esistenti.
Per modificare o eliminare filtri:
- Nell’angolo in alto a destra della pagina, fare clic sull’icona dell’ingranaggio , quindi selezionare Impostazioni .
- Clicca Filtri e Indirizzi bloccati nella parte superiore dello schermo per visualizzare un elenco di filtri che sono attualmente attivi. È quindi possibile modificare o eliminare i filtri desiderati.
Ricerca posta
La ricerca della posta elettronica è una funzione che consente di eseguire una ricerca per trovare tutte email inviate, ricevute e archiviate sul vostro account. Ciò significa che è possibile trovare qualsiasi messaggio, non importa quanto vecchio o nuovo. Si cerca ogni parte del messaggio, in modo da poter trovare un messaggio, anche se non si ricorda chi lo ha inviato o se non avete mai creato un’etichetta.
Per cercare un messaggio:
- Nella parte superiore della pagina, digitare alcuni termini di ricerca in Gmail casella di ricerca , quindi fare clic sul pulsante di ricerca .
- La casella di posta visualizzerà i vostri risultati di ricerca . È possibile fare clic su una e-mail per leggerla, o si può provare una ricerca diversa.
Se non trovare quello che stai cercando, è possibile fare clic Mostra opzioni di ricerca per effettuare una ricerca avanzata.