Il fax è uno strumento ancora molto utilizzato sia negli uffici che in ambito privato. Nonostante e-mail e posta elettronica certificata siano ormai strumenti d’uso quotidiano, molti uffici pubblici ed attività commerciali si ostinano a chiedere documentazione e certificazioni via fax!
In ufficio il fax è un costo relativamente basso, ma per un privato può diventare una spesa eccessiva, non tanto per il costo del dispositivo in sè ma per la carta, le cartucce e l’alimentazione che deve essere attiva giorno e notte per poter ricevere in qualsiasi momento.
Cercando in rete si trovano numerosi servizi fax-to-mail, ovvero servizi che convertono il contenuto di una mail inviandolo al fax del destinatario. Il procedimento funziona anche in maniera inversa: ci viene assegnato un numero geografico (in base alla nostra città) e tutti i fax indirizzati a quel numero vengono recapitati sulla nostra casella di posta elettronica. Non è fantastico?
Spulciando le caratteristiche dei vari servizi fax-to-mail vi renderete ben presto conto che non esiste un servizio completamente gratuito che ci permette di inviare e ricevere fax in maniera illimitata. La soluzione è presto trovata: per ricevere i fax in maniera illimitata utilizzeremo il servizio offerto da CloudItalia Orchestra, mentre per inviarli utilizzeremo Faxator e Faxalo (o qualsiasi altro servizio che permette l’invio di fax gratuitamente).
Ricezione dei fax
Per la ricezione dei fax possiamo utilizzare il servizio WebFax di CloudItalia Orchestra. E’ un servizio di fax virtuale che consente di ricevere gratuitamente e d’inviare a soli 2 cent/pagina centinaia di Fax contemporaneamente, senza il costoso supporto di macchine o di pesanti software. L’attivazione dell’account è gratuita e viene assegnato un numero di fax in base alla propria città.
Queste sono le principali caratteristiche:
- scelta numero Web Fax personale geografico;
- lettura Fax dalla propria casella di posta elettronica;
- ricezione Fax in più caselle di posta elettronica;
- ricezione Fax in diversi formati (.jpg, .pdf, .tiff…);
- e-mail in caso di mancato recapito di un Fax;
- ricezione più Fax contemporaneamente.
Invio dei fax
Come anticipato per inviare fax gratuitamente bisogna avvalersi dei “crediti gratuiti” offerti dai vari provider. Ne esistono moltissimi ed ognuno di questi prevede l’invio gratuito su base giornaliera o mensile.
Per l’invio di fax, i seguenti servizi consentono di immettere testo per fax o caricare un documento (come un file DOCX da MS Word o un file PDF ) già memorizzato sul computer. È anche possibile utilizzare uno scanner portatile o desktop per convertire i file cartacei in documenti digitali per l’invio di fax.
Ecco alcuni servizi che suggeriamo:
- Faxator.com – permette di inviare gratuitamente fino a 10 pagine/mese;
- Faxalo.it – permette l’invio gratuito di 3 fax/giorno;
- Hellofax.com – permette di inviare gratuitamente 5 pagine/mese.
Suggerimenti
Quando ti prepari per registrarti con un servizio di fax online, segui questi suggerimenti per assicurarti il miglior accordo possibile:
- Chiedi consigli da aziende simili che utilizzano i servizi di fax online.
- Contatta più fornitori per confrontare i prezzi, il servizio clienti e le funzionalità principali.
- Comprendere la struttura tariffaria, quando ci sono costi aggiuntivi e se ci sono commissioni di installazione.
- Richiedi dimostrazioni gratuite quando possibile per testare il prodotto e garantire la qualità.
- Determina il livello di sicurezza offerto dal servizio.
- Chiedi su eventuali sconti o esenzioni al pagamento del servizio.
Per coloro che sottoscrivono un piano annuale, esamina attentamente tutti i contratti e i documenti legali prima di firmare. Assicurati che tutte le strutture tariffarie e le funzionalità concordate con la società siano incluse e che tu possa facilmente annullare il servizio se non è soddisfacente.
Chiedi se ci sono commissioni associate alla cancellazione e se l’azienda richiede un preavviso anticipato.
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