I servizi di fax online hanno in gran parte soppiantato i vecchi fax e, insieme a loro, i costi di manutenzione. Per un piccolo costo di abbonamento mensile, i servizi di fax online sostituiscono e migliorano le funzioni eseguite dal vecchio apparecchio fax dell’ufficio. Digitalizzando il fax, le organizzazioni si impegnano in una trasmissione dei documenti più sicura, creano un archivio digitale di fax inviati e ricevuti e semplificano e velocizzano il processo.
Questa guida ti introdurrà al settore dei servizi di fax online e ad alcune delle nostre migliori scelte, tra cui eFax, HelloFax e Sfax. Le esigenze di invio fax di ogni organizzazione sono diverse; alcuni hanno bisogno di ricevere più fax, mentre altri inviano di più. Alcune organizzazioni, come le pratiche mediche, richiedono anche un livello più elevato di sicurezza rispetto ad altre.
Qualunque siano le vostre esigenze, il nostro elenco completo di servizi fax online vi aiuterà a familiarizzare con alcuni dei principali attori del settore e le nostre sezioni sui prezzi e sui negoziati vi guideranno attraverso il processo di selezione.
Trasmissione del Fax
L’invio di fax potrebbe sembrare una cosa del passato, ma le aziende e i clienti continuano a trovare fax una parte utile e anche essenziale del business moderno. Ma esiste un modo migliore e più efficiente per inviare fax rispetto al mantenimento di macchine ingombranti e spesso difficili.
La risposta è costituita dai servizi di fax online, che digitalizzano interamente il processo, rendendolo meno costoso e meno ingombrante. Un rapporto di Arizton stima che il mercato globale dei fax online incrementerà di circa 2,4 miliardi di Euro entro il 2022 .
“Il progresso tecnologico e la flessibilità offerti dai fornitori di fax online consentono alle organizzazioni di automatizzare le loro soluzioni fax e quindi rappresentano un importante motore per la crescita del mercato”, afferma il rapporto. “Mentre il settore sanitario è probabile che contribuisca al massimo delle entrate sul mercato, i settori manifatturiero, dei trasporti e della logistica incrementeranno la crescita durante il periodo di previsione”.
I vantaggi
I servizi di fax online aumentano la sicurezza, velocizzano la trasmissione delle informazioni, aiutano con l’archiviazione e l’archiviazione, riducono l’ingombro di carta di un’organizzazione e riducono i costi di manutenzione. La digitalizzazione delle esigenze di invio fax potrebbe influire sulla redditività e semplificare un componente della vita in ufficio. Le grandi aziende stanno guidando anche la maggior parte delle adozioni, secondo il rapporto.
“Le grandi imprese sono i principali contributori dei servizi di fax online con il 48,6% di share sul mercato”, si legge nel report. “Il mercato degli utenti di home office diminuirà durante il periodo di previsione a causa della crescita delle loro organizzazioni e quindi aggiungerà più entrate ai mercati delle PMI”.
I prezzi
I prezzi variano da fornitore a fornitore, ma la maggior parte dei servizi di fax online segue un modello simile: canoni di abbonamento mensili per un certo numero di fax e costi aggiuntivi per fax.
- Abbonamenti mensili o piani annuali in genere vanno dai 5 ai 20 Euro al mese.
- Le tariffe per i sovrapprezzi vanno da 3 a 12 centesimi per fax dopo che è stato raggiunto il limite mensile.
Meno comune è che un servizio di fax online addebiti una tariffa di installazione, ma occasionalmente accade.
Sono inoltre disponibili piani diversi per le diverse esigenze di invio di fax.
Quali sono i servizi offerti
Alcuni servizi di fax online si applicano separatamente per i fax inviati e ricevuti, mentre altri includono solo un numero totale di fax che è possibile inviare mensilmente. Altri consentono solo fax inviati o fax ricevuti. La maggior parte offrono anche pacchetti aziendali per le aziende che inviano un elevato volume di fax.
La nostra metodologia
Abbiamo investito molto tempo nella ricerca di vari servizi, piani e funzionalità di fax online. Abbiamo iniziato il processo presentando un elenco completo di fornitori che offrono servizi di fax online attraverso la nostra ricerca, nonché altri elenchi e recensioni di venditori famosi.
Da lì, abbiamo visitato i siti Web di ciascun servizio fax per confrontare prezzi e funzionalità. Abbiamo guardato dimostrazioni di prodotti e tutorial e abbiamo inviato fax di esempio quando questa funzione era disponibile. Abbiamo usato questi criteri per restringere il nostro pool di candidati.
Successivamente, abbiamo contattato tutti i servizi che stavamo considerando, chiamando e proponendo come cliente, quando possibile. Volevamo capire come le aziende gestiscono le interazioni con i clienti, quindi abbiamo chiesto a ciascun servizio clienti di rispondere alle stesse domande su funzionalità, opzioni e prezzi e abbiamo notato le nostre reazioni all’esperienza.
Per la nostra scelta migliore, è stata presa la decisione di quale azienda offrisse il miglior equilibrio tra convenienza, funzionalità robuste e facilità d’uso. Abbiamo evitato i venditori che offrivano prezzi anticipati bassi con molte tariffe nascoste o costose commissioni.
Criteri di Valutazione
Ecco i criteri che abbiamo usato per valutare ogni fornitore di software di fax online:
- Facilità d’uso;
- Varietà e caratteristiche dei piani;
- Struttura dei prezzi;
- Limiti del fax e costi aggiuntivi;
- Accesso mobile;
- Fax internazionale e gratuito;
- Requisiti del contratto.
Nella valutazione dei servizi di fax online, abbiamo cercato programmi con funzioni come la consegna programmata avanzata, l’invio di fax internazionali e l’integrazione con i client di posta elettronica più diffusi, come Outlook.
Selezionando i servizi che consentono di firmare documenti elettronicamente e inviare fax a più di un destinatario alla volta, abbiamo scoperto che i migliori servizi fax offrono numeri di fax gratuiti, archiviazione fax illimitata e assistenza clienti di qualità ai loro abbonati.
Ciascun servizio, è stato valutato registrandosi per le prove gratuite e utilizzando i servizi fax come avremmo fatto come clienti. Abbiamo sviluppato i fax di prova che abbiamo inviato tramite i programmi desktop online e le app mobili, ove disponibili. Abbiamo monitorato la quantità di tempo impiegato dai nostri fax per inviare e valutato ogni piattaforma sulla sua intuitività e facilità d’uso.
I servizi che consentono di creare copertine nel software, disporre di modelli fax e offrire conferme fax hanno ricevuto punti aggiuntivi.
Elenco dei migliori servizi fax online
Ecco tutte le recensioni di servizi fax online e software fax in grado di digitalizzare le vostre esigenze ed eliminare la necessità di un fax fisico per ufficio.
eFax
eFax, una j2 Global company, è un servizio di fax online che supporta sia i fax in entrata che quelli in uscita. La sua app mobile facile da usare ti consente di inviare fax ovunque tu sia.
Nextiva vFax
Nextiva vFax è la scelta migliore per i servizi di fax online perché offre opzioni di pagamento convenienti, livelli di servizio per soddisfare le diverse esigenze e le funzionalità di fax online più utili. Questi includono un portale client sicuro e le capacità di trasferire il numero di fax esistente, aggiungere più utenti alla linea fax e acquistare numeri aggiuntivi. Questo servizio di fax online è estremamente facile da navigare e utilizzare, con poca curva di apprendimento. Nextiva vFax offre anche un servizio clienti estremamente utile e competente via telefono, e-mail e chat dal vivo.
L’unico lato negativo che abbiamo identificato è stata la mancanza di un’applicazione mobile di Nextiva per il servizio di fax online, ma mantiene un portale client che è possibile utilizzare su un dispositivo mobile tramite browser web, quindi non è un limite.
GotFreeFax
Il servizio di fax online pay-as-you-go di GotFreeFax offre alle aziende con fax limitato un modo conveniente per inviare il fax occasionale senza impegnarsi in un servizio di abbonamento mensile o annuale. È un servizio di fax online incredibilmente facile da usare che non consente di allegare messaggi pubblicitari ai fax gratuiti, mantenendo un livello di professionalità senza costi aggiuntivi. Oltre al modello base pay-as-you-go, GotFreeFax ti consente di acquistare crediti di pagina senza scadenza, che possono essere utilizzati in qualsiasi momento e salvati per sempre. Questa opzione è ideale per le aziende che sanno che in futuro dovranno inviare fax in futuro, ma non sono disposte a spendere i soldi extra per un abbonamento regolare.
GotFreeFax include anche la possibilità di allegare documenti, inviare pagamenti tramite PayPal.
FaxBetter
FaxBetter offre la possibilità unica di ricevere fax in una casella di posta elettronica digitale senza pagare un abbonamento mensile o annuale. La maggior parte degli altri servizi gratuiti supporta solo l’invio di fax, ma FaxBetter stabilisce un numero di fax gratuito e una casella di posta elettronica digitale che opera semplicemente come qualsiasi provider di posta elettronica leader. L’unico lato negativo del servizio gratuito di FaxBetter è che ti viene richiesto di ricevere un fax una volta alla settimana, altrimenti perdi il numero.
L’aggiornamento a un piano a pagamento previene questa conseguenza, ma gli utenti parsimoniosi possono semplicemente inviare loro stessi una e-mail una volta alla settimana per evitarlo. FaxBetter consente la memorizzazione indefinita di un massimo di 1.000 pagine di fax, un numero elevato per un servizio gratuito.
SRFax
La società con sede in Canada che offre servizi di internet fax in Nord America. Offre la comodità della posta elettronica e della mobilità di Internet per facilitare alle aziende l’invio e la ricezione di fax. Abbiamo scelto SRFax come il miglior servizio di fax online per le pratiche mediche perché offre una serie di piani specifici per il settore sanitario, ma che proteggono i dati sensibili oltre i requisiti legali con funzionalità opzionali come la crittografia PGP. SRFax offre un forte servizio di fax online al suo interno e si avvale di oltre due decenni di esperienza nel settore sanitario per fornire una delle soluzioni di fax medicale più competenti sul mercato.
È anche molto conveniente, dato il livello di servizio che offre. Oltre a garantire la protezione dei dati in linea con i regolamenti, fornisce l’accordo del socio in affari richiesto che illustra come utilizzerà, trasmetterà e memorizzerà le informazioni sanitarie protette.
Faxage
Servizio di fax online pensato per le piccole imprese. Offre sei diversi piani tariffari e i clienti possono scegliere tra numeri di fax su Internet e numeri verdi.
HelloFax
La piattaforma online HelloFax ha un prezzo competitivo e facile da usare.
RingCentral
Facile da usare, concedere ai membri del team l’accesso completo al proprio account e mantenere il controllo amministrativo su di essi. Il servizio di fax online di RingCentral, funziona in modo molto simile a qualsiasi piattaforma leader del provider di posta elettronica.
L’interfaccia utente è intuitiva, leggermente più costoso di alcuni degli altri servizi di fax online che abbiamo recensito, ma le sue caratteristiche di qualità e l’esperienza utente semplificata lo rendono un buon servizio.